Vedtekter for Sandefjord kulturråd 

Stiftet 18. februar 2016

§ 1 Formål

1.1 Sandefjord kulturråd (SKR) skal arbeide for best mulige forhold for kulturen i Sandefjord og bidra til forståelsen for kulturarbeid i kommunen.

1.2 SKR skal representere kulturorganisasjonene som talerør overfor kommunale og fylkeskommunale instanser og politiske myndigheter.

1.3 SKR skal arbeide for bedre økonomiske vilkår, bedrede øvings- og fremføringsmuligheter, egnede lokaler og utviklingsmuligheter for sine medlemsorganisasjoner.

1.4 SKR skal være et interesse-, samordnings- og samhandlingsorgan for kulturlivet i Sandefjord, basert på frivillig innsats, likeverd, fellesskap og lojalitet. Kulturrådet skal være partipolitisk nøytralt.

1.5 Kulturrådet skal kommunisere aktivt med politikere og kommuneadministrasjon og ha formalisert møtevirksomhet med etatsjefen for kommunal kulturvirksomhet.

1.6 Med kulturlivet menes all kulturaktivitet som utøves av lag og foreninger, offentlige instanser og andre aktører. Idretten er unntatt, den sorterer under Sandefjord idrettsråd

§ 2 Organisasjon

2.1 Organisering

Kulturrådet er organisert i Kulturting og Kulturråd. Kulturtinget er Kulturrådets årsmøte og Kulturrådets øverste instans. Kulturrådet er til daglige betegnelsen på Kulturtingets valgte styre.

2.2 Medlemskap

Sandefjord kulturråd er åpen for alle kulturorganisasjoner og interesserte enkeltpersoner i Sandefjord. Organisasjoner og enkeltpersoner som vil slutte seg til kulturrådet skal registreres som medlemmer og betale medlemskontingent.

Dersom det er tvil om organisasjoner hører inn under begrepet «kultur», har styret rett til å avgjøre saken. Det betales én kontingent for hver enkelt organisasjon.

Kontingentens størrelse vedtas på årsmøtet, og skal holdes på et lavt nivå.

Kontingenten settes i 2024 til kr 300 for foreninger og kr 50 for enkeltpersoner.

§ 3 Kulturting

3.1 Kulturtinget

Kulturtinget avholdes hvert år innen 30. juni. Kulturrådet planlegger, innkaller til, og gjennomfører Kulturtinget. Det innkalles med minst 3 ukers varsel. Endelig innkalling med dagsorden, årsmelding, regnskap og budsjett sendes 3 dager før Kulturtinget.

Kulturtinget kan bare fatte vedtak i saker som er nevnt i dagsorden.

3.2 Møterett

Møterett i Kulturtinget har alle med betalt medlemskontingent til Sandefjord kulturråd senest dagen før Kulturtinget finner sted.

3.3 Stemmerett

Ved avstemning har alle fremmøtte organisasjoner som har betalt medlemskontingent senest tre uker før Kulturtinget stemmerett.

Organisasjonene tildeles stemmetall etter bekreftet registrerte antall medlemmer fire uker før Kulturtinget.

Stemmetallet settes slik:

1 stemme opp til 20 medlemmer

2 stemmer opp til 50 medlemmer

3 stemmer fra 51 medlemmer

Den enkelte organisasjon utpeker selv sine stemmerettshavere til Kulturtinget.

Organisasjoner som har stemmerett, er frivillige organisasjoner og stiftelser. Organisasjoner som baseres på næringsvirksomhet eller offentlige tiltak har ikke stemmerett. Dersom offentlige eller næringsbaserte tiltak har tilknyttet en frivillig interesseorganisasjon (elevråd, foreldreorganisasjoner, samarbeidsutvalg, etc.) kan imidlertid disse registreres som en frivillig organisasjon. Unntak fra dette er at næringsdrivende/frilansere har stemmerett ved valg av sin representant i Kulturrådsstyret.

En organisasjon kan ikke registreres flere ganger gjennom underorganisasjoner for å oppnå flere stemmer på Kulturtinget.

Enkeltpersoners stemmer kan i sum ikke utgjøre mer enn 25% av det totale stemmetallet. Dersom enkeltpersoners stemmer overstiger 25% av stemmetallet, vektes disse stemmene til å utgjøre 25%.

3.4 Stemmegivning

Alle vedtak og valg avgjøres med alminnelig flertall. Ved eventuell stemmelikhet foretas ny votering.

Avstemningen skal foregå skriftlig dersom det fremmes krav om det.

3.5 Kulturtinget skal behandle:

• Registrere de fremmøtte organisasjoner, enkeltpersoner og organisasjonenes stemmerettshavere. -

• Valg av møteleder, referent samt to representanter til, sammen med møteleder å underskrive protokoll

• Godkjenne innkalling og saksliste

• Behandle Kulturrådets årsmelding

• Regnskap

• Handlingsplan og budsjett for kommende år

• Behandle innkomne saker, herunder eventuelle forslag til vedtektsendringer

• Velge representanter til Kulturrådet etter nominasjon fra organisasjonene i de ulike kulturkategoriene

• Valg av valgkomité

• Valg av revisor

Saker som ønskes behandlet på Kulturtinget må være Kulturrådet i hende senest 1 uker før Kulturtinget.

3.6 Fagdel på Kulturtinget.

Dersom Kulturrådet ønsker det, kan det i forbindelse med Kulturting eller ved annen høvelig anledning arrangeres fagsamling. Fagsamling kan for eksempel inneholde:

• Konferansedel med aktuelle kulturtemaer

• Aktuell kulturinformasjon

• Mulighet for spørsmål/innspill

Fagdelen er åpen for alle interesserte, men kan ha deltakeravgift for ikke-medlemmer.

3.7 Nominasjon og valg

3.7.1 Nominasjon til Kulturrådet

Kulturrådet skal bestå av 7 representanter og 3 vararepresentanter.

Valgkomiteen skal jobbe for å finne kandidater så styret er bredt sammensatt fra de ulike kulturområdene.

Ved stemmelikhet i kulturrådet har den som er konstituert som leder dobbeltstemme.

3.7.2 Valgkomité

Kulturtinget velger valgkomité på to personer, hvorav én valgkomitéleder. Valgkomiteens oppgave er å initiere og samordne valgprosessen før Kulturtinget, slik at de ulike aktørene fremmer kandidater til kulturrådets styre. Dersom ikke medlemmene stiller tilstrekkelig kandidater til å få et styre med sammensetning man fordrer i §3.7.1, kan valgkomitéen selv fremme kandidater man mener kan representere de ulike kunstuttrykkene på en god måte.

3.7.3 Valgbar er:

Alle personer som er bosatt i Vestfold, og har fylt 15 år på valgdagen. Det er ikke nødvendig med medlemskap i noen organisasjon for å være valgbar til Kulturrådet.

3.7.4 Funksjonstid i Kulturrådet

Alle representantene velges for 2 år, vararepresentantene for 1 år. Kulturrådet konstituerer seg selv med valg av leder, nestleder, sekretær og kasserer.

Valget er personlig og bindende for valgperioden. Uttreden av Kulturrådet før valgperioden er omme, eller eventuell permisjon, kan kun skje etter styrebehandling av skriftlig søknad.

3.8 Ekstraordinært Kulturting/årsmøte

Når kulturrådets styre, minst 10 av medlemsorganisasjonene eller 2/3 av enkeltmedlemsmassen ber om å få behandlet en sak, skal det innkalles til ekstraordinært Kulturting med minst 8 dagers varsel. Stemmeregler ved ekstraordinært Kulturting er de samme som ved ordinært Kulturting.

§ 4.0 Kulturrådet

Kulturrådet avholder egne møter etter behov, men minst 2 møter hvert halvår. Varamedlemmene møter i Kulturrådet med tale- og forslagsrett, men har stemmerett kun i rådsmedlems fravær. Ved stemmelikhet har Kulturrådets leder dobbeltstemme.

4.1 Kulturrådets arbeid

Kulturrådet bestemmer selv sin arbeidsform. Vedtak fattes med flertallet av avgitte stemmer, men det kreves at over 50% av styret har deltatt i avstemningen. I tilfelle stemmelikhet kan styreleder bruke dobbeltstemme. Styret leder Sandefjord kulturråds virksomhet og representerer rådet utad sammen. Styret kan nedsette arbeidsgrupper eller prosjektgrupper for å gjennomføre spesielle aktiviteter.

4.2 Økonomi

Kulturrådets administrative utgifter forutsettes dekkes av medlemskontingent og kommunalt tilskudd. Det kan også søkes om annen offentlig og privat støtte.

4.3 Regnskapsår

Budsjett og regnskap følger kalenderåret.

4.4 Kulturrådets mandat

Sandefjord kulturråd skal:

4.4.1 Arbeide for best mulig vilkår for kulturen

• Styrke vilkårene og rammebetingelsene for kulturlivet

• Bidra til at politisk nivå har oppdatert kulturinformasjon

• Synliggjøre kulturens betydning i samfunnet og for samfunnsutviklingen, herunder integrering

4.4.2 Være en arena for samordning og samhandling mellom flere kulturaktører

• Være diskusjonsforum for kultursaker

• Styrke samarbeidet på tvers av organisasjoner og enkeltaktører

• Øke kunnskapen om og forståelsen for de ulike kulturaktivitetenes egenart og behov

• Bidra til å synliggjøre bredde og omfang av kommunens kulturaktivitet

• Være pådriver i å styrke og synliggjøre kommunens kulturelle mangfold

4.4.3 Være høringsinstans/drøftingsråd for Sandefjord kommune i saker som vedrører kulturlivet

• Bidra til at plan og utvikling er mest mulig sammenfallende med kulturlivets ønsker og behov

• Bidra til at de offentlige ressurser til kulturaktivitet utnyttes på best mulig måte

4.4.4 Andre saker

• Kulturrådet står fritt til å ta opp og fremme enhver sak som kan styrke og tydeliggjøre kulturlivets stilling og betingelser i kommunen.

§ 5 Oppløsning av Kulturrådet

Oppløsning av Sandefjord kulturråd kan kun skje ved 2/3 flertall på 2 påfølgende ordinære eller ekstraordinære Kulturting. Ved oppløsning tilfaller foreningens aktiva kulturavdelingen ved Sandefjord kommune.